Điều hành tour là một khái niệm không còn lạ lẫm nhưng đã và đang trở thành xu hướng trong những năm gần đây. Vậy điều hành tour là gì? Vai trò và vị trí của công việc này trong ngành du lịch Việt Nam trong tương lai như thế nào?

Điều hành tour là gì?

Điều hành tour hiểu đơn giản là hoạt động tổng hợp các dịch vụ du lịch trọn gói cho một khách hàng cụ thể, có thể là khách cá nhân, khách đoàn hoặc khách doanh nghiệp. Hiện nay, thuật ngữ chuyên ngành hay gọi công việc này là Quản trị lữ hành hoặc dịch vụ lữ hành. Hiểu một cách đơn giản, quản trị lữ hành là nắm bắt kế hoạch toàn bộ các vấn đề trong quá trình trải nghiệm du lịch.

Về cơ bản, dịch vụ của điều hành tour sẽ nằm trong 4 phạm vi chính là:

- Du lịch trong nước

- Du lịch quốc tế

- Du lịch trong khu vực/cộng đồng quốc gia

- Du lịch tại các địa điểm mặt đất cụ thể

Nhân viên/Chuyên viên quản trị du lịch lữ hành sẽ là người lên kế hoạch cho chuyến du lịch của khách hàng. Dựa theo nhu cầu của khách hàng, họ sẽ cần tìm kiếm các dịch vụ trung gian để đặt lịch, đặt địa điểm, dịch vụ. Tất cả hướng đến trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng trong cả chuyến đi.

Phân biệt đơn vị điều hành tour và các công ty du lịch

Về cơ bản, công việc của điều hành tour và các đại lý du lịch có khá nhiều điểm tương đồng. Họ đều nắm bắt được các khía cạnh liên quan đến trải nghiệm du lịch của khách hàng, vừa là trung gian cung cấp các dịch vụ du lịch. Cả 2 đều hoạt động ở 4 phạm vi du lịch như đã nêu ở trên.

Tuy nhiên, về cụ thể công việc và phạm vi công việc, đơn vị lữ hành và công ty du lịch sẽ khác nhau ở một số điểm du lịch như sau:

Về quy mô

Đơn vị lữ hành có thể là một doanh nghiệp riêng hoặc là một phần của công ty du lịch. Các công ty du lịch có thể có riêng bộ phận điều hành tour cho khách hàng có nhu cầu.

Về phạm vi hoạt động

Cốt lõi của điều hành tour là “du lịch trọn gói, từ A đến Z”, nhưng công ty du lịch có thể cung cấp trọn gói hoặc riêng lẻ từng dịch vụ, theo combo.

Về mức độ bao quát chuyến đi

Điều hành tour khác với tour du lịch truyền thống ở chỗ nó chi tiết hơn. Không chỉ bao gồm địa điểm ăn ở, ngủ nghỉ, dịch vụ đưa đón, được quy định cố định, dịch vụ lữ hành còn có những vấn đề nhỏ nhặt hơn như vui chơi, giải trí, sắp xếp thời gian theo nhu cầu khách hàng, giải quyết vấn đề phát sinh trong chuyến đi. Trong thực tế, điều hành tour và tour du lịch trọn gói ngày nay cũng có tổng quan công việc gần như giống nhau, có thể kiêm nhiệm.

Về mức độ tham gia của nhân viên tour

Nhân viên điều hành tour thường sẽ có liên hệ mật thiết với khách hàng hơn, tương đương với hướng dẫn viên du lịch. Nếu như trong tour trọn gói, hướng dẫn viên sẽ thực hiện theo lịch trình nhất định và đảm bảo đúng tour đề ra thì trong quản trị lữ hành lại khác. Các chuyến đi sẽ được sắp xếp theo nhu cầu khách hàng từ đầu bởi điều hành tour, dịch vụ trong chuyến đi từ nhiều bên khác nhau chứ không chỉ đối tác của công ty. Chính vì vậy, công việc của đơn vị lữ hành sẽ tham dự sâu vào chuyến đi hơn. Về phần hướng dẫn viên du lịch trong chuyến đi có thể có hoặc không, công việc cũng bớt gánh nặng và áp lực tour hơn trước.

Vai trò của người điều hành tour trong doanh nghiệp du lịch 

Điều hành tour hoạt động là để đáp ứng những nhu cầu đa dạng từ khách hàng. Họ sẽ tiếp nhận yêu cầu, sau đó tìm kiếm các dịch vụ liên quan từ nhiều bên, sắp xếp thành kế hoạch hợp lý rồi gợi ý các phương án du lịch đến người trải nghiệm.

Nếu nói về công việc, họ có thể kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau từ tư vấn, hướng dẫn viên đến trung gian kết nối khách hàng và bên dịch vụ du lịch. Trong nhiều công ty du lịch hiện đại lấy khách hàng làm trung tâm, quản trị lữ hành đang dần trở thành bộ phận không thể thiếu. Họ không chỉ cần có kỹ năng chung của ngành du lịch mà còn phải có tư duy kế hoạch, sắp xếp, ứng biến và kỹ năng tư vấn, giao tiếp trực tiếp với khách hàng.

Nhìn chung, bộ phận điều hành tour tốt sẽ mang lại cho khách hàng trải nghiệm trọn vẹn nhất, dịch vụ khách hàng tăng cao không chỉ tăng doanh thu mà còn xây dựng vững chắc hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp du lịch.

Vị trí của điều hành tour trong ngành du lịch hiện đại

Trong thời đại du lịch ngày càng mở rộng, điều hành tour đang trở thành xu hướng. Khi con người ngày càng đề cao du lịch trải nghiệm, du lịch tự do, thì các tour truyền thống không còn được ưa chuộng nữa. Khách hàng cũng có yêu cầu riêng về các dịch vụ du lịch, không muốn bị áp đặt dịch vụ từ công ty du lịch.

Đối với các tour du lịch cá nhân, nhóm nhỏ, công việc này thường được gọi là điều hành tour. Tuy nhiên, khi làm việc với các doanh nghiệp, đoàn khách lớn, nhóm du lịch quốc tế cao cấp, công việc này sẽ được gọi chung là Quản trị lữ hành.

Điều hành không chỉ giúp cho trải nghiệm khách hàng rộng mở hơn, mà còn ngành du lịch phát triển đa dạng và bền vững hơn. Bên cạnh các địa điểm, đơn vị cung ứng dịch vụ du lịch lớn, cố định, đơn vị lữ hành có thể sắp xếp trải nghiệm khách hàng tại những vùng đất mới, khu du lịch nhỏ, thiên nhiên, thậm chí hoang sơ, mới lạ.