Điều hành tour du lịch

Đây là bộ phận chủ yếu làm việc trong văn phòng chứ không phải di chuyển liên tục như các hướng dẫn viên, tuy nhiên đây lại là bộ phận chịu trách nhiệm lớn trong việc khảo sát, tổ chức, chuẩn bị và phân công công việc cho các hướng dẫn viên.

Bộ phận điều hành tour còn nhận nhiệm vụ thương thuyết, đàm phán với các đối tác cung cấp dịch vụ (khách sạn, khu du lịch, các hãng vận chuyển), xây dựng hệ thống giá cả cho các gói tour du lịch, giải quyết các yêu cầu của khách cũng như xử lý những vấn đề bất ngờ phát sinh.

Chính bởi vậy, người điều hành du lịch cần có khả năng chịu được áp lực cao, có kiến thức chuyên môn sâu, sự hiểu biết rộng về thị trường nhằm khảo sát về tổ chức các tour du lịch, kỹ năng tin học văn phòng và kỹ năng giao tiếp, xử lý vấn đề tốt.

Trong những năm trở lại đây ngành du lịch đang không ngừng phát triển thu hút khách du lịch đông đảo không những trong nước mà còn ngoài nước. Vai trò của những người điều hành tour là vô cùng quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển các doanh nghiệp kinh doanh du lịch, lữ hành.

Điều hành Tour du lịch thu hút nhiều bạn trẻ

Điều hành tour du lịch (Tour operators) là một chức danh công việc quan trọng, trung tâm tại bất kỳ một công ty du lịch nào. Nhân viên điều hành làm việc chính tại văn phòng nhưng nhiệm vụ rất phức tạp và rộng lớn. Điều hành tour - người kết nối tất cả các khâu, các bộ phận, nhân sự trong chuỗi hoạt động tạo nên một chương trình du lịch cho du khách đầy hấp dẫn, ấn tượng, chuyên nghiệp.

Các bước trong quy trình điều hành tour để có chuyến đi hoàn hảo nhất

Bước chuẩn bị tour: Đây là bước khá quan trọng trong quy trình điều hành tour. Nó quyết định điểm dừng chân của mỗi chuyến đi cho khách du lịch. Trong bước này có rất nhiều bước nhỏ như sau

Chuẩn bị xe: Đầu tiên những người điều hành tour sẽ liên hệ với đơn vị cung cấp để đặt xe. Chọn những xe có thời gian xuất bến phù hợp với lịch trình tour tương ứng. Tất nhiên họ cũng phải dự phòng những phương án cho những sự cố xảy ra từ nhà cung cấp. Khi đã liên hệ với xe thì báo cho nhà cung cấp số lượng xe, số lượng khách. Đồng thời cũng xin số điện thoại lái xe, các thông tin liên hệ khách. Sau đó sẽ liên lạc với lái xe để thông báo thông tin cụ thể.

Liên hệ với hướng dẫn viên du lịch: Dựa vào bảng phân công công việc mà liên hệ với hướng dẫn viên cho hợp lý. Sau khi đã liên hệ với hướng dẫn viên cụ thể thì thông báo một số thông tin cho hướng dẫn viên. Cụ thể là tour du lịch đi đến địa điểm nào, lượng khách, điểm đón. Đồng thời yêu cầu hướng dẫn viên chuẩn bị các công việc để tour diễn ra thuận lợi.

Liên hệ với hướng dẫn viên chuẩn bị các công việc để tour diễn ra thuận lợi

Liên hệ địa điểm lưu trú: Dựa trên yêu cầu của tour mà những nhân viên điều hành tour sẽ đặt phòng khách sạn cho hợp lý. Thông thường họ sẽ thống nhất với một số khách sạn trước đó và có một danh mục khách sạn sẵn. Khi cần chỉ việc liên hệ với bộ phận đặt phòng khách sạn và thông báo một số thông tin liên quan đến khách.

Cụ thể là số phòng, số giường, tiện nghi trong từng phòng. Họ cũng sẽ cung cấp thông tin về ngày nhận phòng, số ngày lưu trú và tên hướng dẫn viên đại diện.

Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ ăn uống: Vấn đề ăn uống của khách du lịch cũng khá quan trọng. Thông thường họ cũng sẽ có những danh mục nhà hàng và liên hệ luôn. Tuy nhiên có trường hợp khách hàng yêu cầu khác thì phải tiến hành tìm kiếm và đánh giá chất lượng.

Khi đã có nhà hàng đạt yêu cầu thì liên hệ để nhận menu và báo giá cụ thể. Sau đó xác nhận và gửi hợp đồng. Lúc này sẽ xác nhận luôn ngày giờ phục vụ và cách thức thanh toán.

 Bảo hiểm: Bước chuẩn vị này cũng khá quan trọng để tránh những rủi ro khi thực hiện tour. Nhân viên điều hành tour sẽ liên hệ với đơn vị bảo hiểm để lập các hợp đồng bảo hiểm.

Lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán: Khi đã thực hiện việc chuẩn bị xong thì những nhân viên này sẽ tiến hành lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên. Đồng thời cũng tiến hành thủ tục chi cho những bên đối tác. Chẳng hạn như chi cho bảo hiểm, làm bảng xác nhận dịch vụ xe, lập chứng từ dịch vụ lưu trú, ăn uống cho phòng kế toán. Sau đó phòng kế toán sẽ kết toán vào cuối tháng.

Bước thực hiện tour: Đây là bước thứ hai trong quy trình điều hành tour. Trong bước thực hiện này cũng chia làm nhiều bước nhỏ như:

Đầu tiên là kiểm tra lại công tác chuẩn bị trước khi bắt đầu khởi hành là 4 tiếng. Khi phát sinh sự cố thì những người điều hành tour phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết. Có những biện pháp thay thế để việc thực hiện tour được đảm bảo.

Sau khi đã kiểm tra toàn bộ công tác chuẩn bị tour thì giao công việc cho hướng dẫn viên. Cụ thể là hỗ trợ hướng dẫn viên làm thủ tục tạm ứng. Nhắc nhở hướng dẫn viên về tour, kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi. Sau đó giao phiếu đánh giá tour cho hướng dẫn viên

Và khi xe dời đi cho đến khi kết thúc thì những người điều hành tour đều phải theo dõi quá trình. Trước khi bắt đầu chuyến hành trình thì hướng dẫn viên phải liên hệ lái xe để đón xe, hướng dẫn khách lên xe. Nếu có sự cố chậm trễ của khách thì phải tìm phương án xử lý ngay lập tức. Người điều hành tour cũng phải thực hiện kiểm tra trong bước này

Người điều hành tour cũng phải thực hiện kiểm tra trong quá trình thực hiện tour

Trong quá trình thực hiện tour, bất cứ sự cố nào mà hướng dẫn viên không xử lý được phải bảo ngay cho điều hành tour xử lý. Trong toàn bộ quá trình tour, hướng dẫn viên thực hiện công việc theo hướng dẫn công việc điều hành tour. Toàn bộ các vấn đề phát sinh đều phải ghi vào nhật ký hành trình tour.

Công tác trả khách

Khâu này cũng rất quan trọng nhặm lưu giữ ấn tượng về chuyến đi cho khách. Đầu tiên đó là liên hệ xe đưa khách trở lại vị trí theo yêu cầu của khách. Và nhất định hướng dẫn viên phải có lời cảm ơn khách khi đi tour của công ty. Sau đó gửi khách bản đánh giá tour. Hướng dẫn viên hướng dẫn khách ghi và thu lại bản đánh giá đó.

Bước tập hợp và báo cáo

Tập hợp và báo cáo cho trường phòng điều hành tour

Đây là bước cuối cùng trong quy trình điều hành tour. Bước này những nhân viên điều hành tour làm một số công việc kết thúc tour. Cụ thể là làm thủ tục quyết toán với kế toán theo bảng chi phí hướng dẫn viên đưa. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cho trưởng phòng điều hành tour. Kèm theo nhật ký tour và báo cáo sự cố xảy ra trong tour.

Hướng dẫn viên du lịch

Hướng dẫn viên du lịch tiếng Anh là Tour guide

Hướng dẫn viên du lịch là công việc thuộc nhóm ngành về du lịch. Bao gồm những người hoạt động trong ngành dịch vụ du lịch. Thông qua nghiệp vụ của người hướng dẫn viên để mang đến các trải nghiệm du lịch bổ ích, hài lòng cho khách hàng. Sử dụng ngôn ngữ đã lựa chọn để trình bày, giới thiệu và giải thích những thông tin chính xác nhất về những địa điểm, những điển tích, điển cố, di sản văn hóa và thiên nhiên của một vùng, một khu vực liên quan đến mục đích du lịch của du khách.

Để thực hiện được công việc này, họ phải có được chuyên môn thông qua đào tạo tại trường đại học hay cao đẳng. Bên cạnh đó là phát triển các kỹ năng mềm để truyền tải lời nói, cảm xúc, thông điệp đến khách hàng. Thông qua phương tiện chủ yếu là ngôn ngữ, bên cạnh biểu đạt cảm xúc và hành động. Cung cấp chủ yếu các thông tin cần thiết giúp đạt được mục đích tiếp nhận thông tin và thực hiện hoạt dộng của khách hàng.

Hướng dẫn viên du lịch được hưởng quyền lợi gì?

Ở trên chúng ta đã tìm hiểu cụ thể về bản mô tả công việc hướng dẫn viên du lịch. Có thể thấy khối lượng HDDL tương đối nhiều và phải hoạt động với tần suất cao suốt cả ngày. Vậy họ được nhận lại những quyền lợi gì? Chắc chắn có rất nhiều người cũng đang thắc mắc vấn đề này.

Do đặc thù của công việc xê dịch nhiều, nên thứ đặc quyền chỉ duy nhất ngành nghề này là được du lịch khắp mọi nơi, thỏa mãn được đam mê xê dịch mọi miền đất nước. Thậm chí là cả nước ngoài. Vì vậy bạn muốn chở thành một HDDL giỏi hãy liên hệ qua Website:nncn.edu.vn, Email:tuyensinh@nncn.edu.vn

Phòng Quản lý Đào tạo