Tóm tắt

Chuyển đổi số (CĐS) đang là xu thế tất yếu định hình lại cách thức vận hành của mọi tổ chức, trong đó có giáo dục nghề nghiệp. Bài viết này nhằm nâng cao nhận thức cho đội ngũ giảng viên Trường Cao đẳng Ngoại ngữ và Công nghệ Hà Nội (FTC) về ba khía cạnh cốt lõi của chuyển đổi số: các giai đoạn phát triển, cấp độ trưởng thành và quy trình triển khai. Bài viết với các nội dung chính phân tích rõ ba giai đoạn trọng tâm (số hóa, số hóa quy trình, chuyển đổi số toàn diện), sáu cấp độ trưởng thành của tổ chức trong hành trình số, cùng quy trình sáu bước để xây dựng kế hoạch CĐS bền vững. Đây là tài liệu định hướng giúp đội ngũ giảng viên hiểu đúng bản chất CĐS, xác định vị trí của đơn vị trong hành trình số và từng bước xây dựng chiến lược phù hợp với điều kiện thực tiễn tại FTC.

Từ khóa: Chuyển đổi số; Giai đoạn chuyển đổi số; Cấp độ trưởng thành số; Giáo dục nghề nghiệp; FTC.

TS. Nguyễn Văn Tuấn - Trưởng Khoa Giáo dục đại cương

1. Đặt vấn đề

Trong bối cảnh toàn cầu đang chuyển mình mạnh mẽ dưới tác động của cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là đòi hỏi sống còn đối với mọi lĩnh vực – đặc biệt là giáo dục nghề nghiệp. Đối với Trường Cao đẳng Ngoại ngữ và Công nghệ Hà Nội (FTC), chuyển đổi số không chỉ là nhiệm vụ của ban giám hiệu hay bộ phận công nghệ, mà cần trở thành nhận thức chung và hành động đồng bộ từ mỗi giảng viên. Tuy nhiên, để CĐS diễn ra hiệu quả, bước đầu tiên là hiểu đúng bản chất của chuyển đổi số, các giai đoạn và mức độ phát triển, cũng như quy trình cần thiết để hiện thực hóa tầm nhìn đó.

2. Ba giai đoạn chuyển đổi số: Từ dữ liệu đến đổi mới mô hình

Chuyển đổi số là một hành trình không thể rút ngắn, mà cần đi từng bước vững chắc từ nền tảng dữ liệu đến đổi mới mô hình hoạt động. Ba giai đoạn chính trong tiến trình này gồm: Số hóa thông tin, Số hóa quy trình và Chuyển đổi số toàn diện. Mỗi giai đoạn đóng vai trò nền tảng và bổ trợ cho nhau, tạo nên một lộ trình phát triển bền vững trong chuyển đổi số tại các tổ chức giáo dục nghề nghiệp như FTC.

2.1. Giai đoạn 1 –- Số hóa thông tin (Digitization)

Đây là bước khởi đầu trong tiến trình chuyển đổi số, với nhiệm vụ chính là

chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng số. Cụ thể, tài liệu giấy, hồ sơ sinh viên, giáo trình in... được chuyển thành các tệp số như PDF, hình ảnh hoặc văn bản số và lưu trữ trên các nền tảng như máy chủ nội bộ hoặc hệ thống đám mây. Việc số hóa giúp thông tin dễ dàng được lưu trữ, tra cứu, chia sẻ và bảo quản lâu dài, đồng thời giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý. Mặc dù chưa làm thay đổi cách vận hành tổ chức, nhưng giai đoạn này là nền tảng không thể thiếu, bởi nếu thiếu dữ liệu số, các bước tự động hóa hay đổi mới mô hình sẽ không thể thực hiện được.

Tại FTC, việc số hóa học liệu, hồ sơ sinh viên và tài liệu giảng dạy là bước khởi đầu thiết yếu để xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

2.2. Giai đoạn 2 - Số hóa quy trình (Digitalization)

Sau khi dữ liệu đã được số hóa, bước tiếp theo là tích hợp công nghệ vào các quy trình vận hành hiện hữu nhằm tối ưu hoá hiệu quả công việc. Giai đoạn này đánh dấu sự chuyển biến từ việc lưu trữ thông tin đơn thuần sang tự động hóa các quy trình quản lý, vận hành, giảng dạy và học tập. Ví dụ: tại các trường cao đẳng, thay vì điểm danh bằng sổ tay, phần mềm quản lý sinh viên có thể tự động ghi nhận sự hiện diện của sinh viên; các bảng điểm, lịch học, học phí đều được số hóa và quản lý tập trung qua hệ thống SIS hoặc LMS. Điều này không chỉ giúp giảm thời gian, công sức mà còn nâng cao độ chính xác và khả năng kiểm soát. Đối với giảng viên FTC, việc sử dụng các nền tảng quản lý học tập, giao bài và chấm điểm trực tuyến là những ví dụ điển hình cho giai đoạn số hóa quy trình đang từng bước được triển khai.

2.3. Giai đoạn 3 - Chuyển đổi số toàn diện (Digital Transformation)

Đây là giai đoạn cao nhất, thể hiện sự thay đổi mang tính chiến lược, khi công nghệ số không còn là công cụ hỗ trợ, mà trở thành trụ cột trong tái cấu trúc toàn diện tổ chức. Trong giáo dục, chuyển đổi số toàn diện thể hiện ở việc chuyển từ mô hình lớp học truyền thống sang mô hình học tập kết hợp (blended learning), ứng dụng trí tuệ nhân tạo để cá nhân hoá nội dung giảng dạy và ra quyết định dựa trên dữ liệu lớn. Với FTC, điều này có thể hiện thực hóa qua việc xây dựng hệ sinh thái số giáo dục. Khi đó, giảng viên, sinh viên và nhà trường kết nối liên tục thông qua nền tảng tích hợp, sử dụng dữ liệu để nâng cao chất lượng đào tạo, tối ưu hóa vận hành và phát triển năng lực cạnh tranh. Đây là bước nhảy vọt đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo, sự đồng lòng từ đội ngũ giảng viên, cùng với nền tảng công nghệ mạnh mẽ và văn hóa đổi mới bền vững.

3. Sáu cấp độ trưởng thành trong chuyển đổi số: Tổ chức đang ở đâu?

Trong hành trình chuyển đổi số, việc hiểu rõ mình đang ở đâu đóng vai trò then chốt để xây dựng chiến lược đi đúng hướng. Không một tổ chức nào có thể “nhảy vọt” từ vận hành thủ công sang vận hành số toàn diện chỉ sau một đêm. Chuyển đổi số là một quá trình phát triển theo từng nấc thang, và mỗi cấp độ phản ánh mức độ sẵn sàng về công nghệ, dữ liệu, năng lực tổ chức và văn hóa đổi mới. Dưới đây là sáu cấp độ trưởng thành trong chuyển đổi số – một công cụ giúp các tổ chức như FTC đánh giá khách quan vị trí hiện tại và hoạch định lộ trình phát triển bền vững.

3.1. Các mức độ chuyển đổi số

Mức 0 – Chưa chuyển đổi số

Ở cấp độ này, tổ chức gần như chưa có bất kỳ hành động nào liên quan đến chuyển đổi số. Tất cả hoạt động vận hành vẫn dựa trên phương pháp thủ công: hồ sơ giấy, trao đổi bằng văn bản truyền thống, không có phần mềm quản lý hay hạ tầng số cơ bản. Việc lưu trữ dữ liệu không được tổ chức hệ thống, gây khó khăn trong tìm kiếm, tra cứu và chia sẻ thông tin. Tại các cơ sở giáo dục, mức độ này đồng nghĩa với việc chưa có bất kỳ bước đi nào trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hay dạy học.

Mức 1 – Khởi động

Đây là giai đoạn mà tổ chức bắt đầu nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số. Một số giảng viên hoặc cán bộ chủ động áp dụng công cụ công nghệ như Google Drive, Zalo nhóm, Excel để chia sẻ tài liệu hoặc trao đổi công việc. Tuy nhiên, các hoạt động này mang tính tự phát, rời rạc và chưa có sự chỉ đạo chung. Tại FTC, một ví dụ có thể là việc một số giảng viên tự xây dựng lớp học trực tuyến bằng các nền tảng miễn phí mà không có hệ thống quản lý tập trung.

Mức 2 – Bắt đầu

Ở cấp độ này, tổ chức đã có kế hoạch sơ bộ, bắt đầu áp dụng công nghệ vào một số quy trình then chốt như quản lý sinh viên, tài chính, nhân sự. Việc triển khai đã có định hướng và bước đầu mang lại hiệu quả rõ rệt: rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm sai sót và tăng sự hài lòng của người dùng nội bộ. Tuy nhiên, chuyển đổi số vẫn chỉ diễn ra ở một số bộ phận, thiếu sự đồng bộ toàn tổ chức.

Mức 3 – Hình thành

Đây là bước chuyển mình quan trọng. Tổ chức đã xây dựng được chiến lược chuyển đổi số tổng thể, với lộ trình rõ ràng và sự cam kết từ lãnh đạo. Công nghệ không chỉ được áp dụng trong quản lý, mà còn đi vào các hoạt động giảng dạy, đánh giá, chăm sóc sinh viên. Các hệ thống như LMS, SIS, phần mềm nhân sự hoặc tài chính được tích hợp và sử dụng thường xuyên. Đặc biệt, giảng viên và nhân viên đã được đào tạo kỹ năng số cơ bản và bước đầu chủ động trong việc sử dụng công nghệ.

Mức 4 – Nâng cao

Chuyển đổi số tại tổ chức đã đi vào chiều sâu. Dữ liệu trở thành yếu tố trung tâm trong vận hành và ra quyết định. Công nghệ như AI, phân tích dữ liệu, học máy bắt đầu được áp dụng để cá nhân hóa trải nghiệm người học, dự báo xu hướng tuyển sinh, đánh giá hiệu quả giảng dạy. Văn hóa số dần hình thành, với môi trường làm việc linh hoạt, phối hợp liên phòng ban hiệu quả và chủ động học hỏi công nghệ mới.

Mức 5 – Dẫn dắt

Đây là đỉnh cao của trưởng thành số. Tổ chức không chỉ chuyển đổi thành công, mà còn trở thành người tiên phong, dẫn dắt ngành nghề hoặc cộng đồng. Những mô hình đào tạo, quản lý hoặc dịch vụ sáng tạo được xây dựng trên nền tảng số, có khả năng mở rộng và thích ứng liên tục. FTC có thể hướng tới cấp độ này bằng cách phát triển hệ sinh thái số giáo dục – nơi dữ liệu, con người và công nghệ hợp nhất để đổi mới toàn diện hoạt động đào tạo.

Việc xác định đúng cấp độ trưởng thành không chỉ là để so sánh, mà còn giúp tổ chức tự lượng giá năng lực, nhận diện điểm mạnh – điểm yếu, và từng bước tiến lên trên hành trình chuyển đổi số một cách chắc chắn, chiến lược và hiệu quả.

3.2. Công cụ đánh giá mức độ chuyển đổi số

Trong hành trình chuyển đổi số, việc xác định tổ chức đang ở cấp độ nào là điều kiện tiên quyết để hoạch định lộ trình phù hợp. Tuy nhiên, đánh giá mức độ trưởng thành số không thể dựa vào cảm tính hay quan sát chủ quan, mà cần có công cụ khoa học, hệ thống và có thể lượng hóa. Những công cụ này giúp các tổ chức giáo dục như Trường Cao đẳng Ngoại ngữ và Công nghệ Hà Nội (FTC) nhìn rõ khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu, từ đó đưa ra chiến lược phát triển số hóa hợp lý, hiệu quả và phù hợp với nguồn lực.

Một trong những công cụ đánh giá phổ biến hiện nay là Khung trưởng thành chuyển đổi số (Digital Maturity Model). Mô hình này được nhiều tổ chức tư vấn như Deloitte, PwC hay Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam giới thiệu. Cụ thể, hiện nay là Bộ chỉ số đánh giá chuyển đổi số của Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ TT&TT). Bộ chỉ số này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức, chia thành 6 trụ cột chính:

1. Nhận thức số
2. Thể chế số
3. Hạ tầng số
4. Nhân lực số
5. Hoạt động số
6. An toàn thông tin mạng

Các chỉ số được lượng hóa bằng điểm số và chia theo mức độ từ thấp đến cao, giúp tổ chức đánh giá một cách hệ thống và có thể so sánh theo thời gian hoặc với đơn vị khác.

Ở cấp độ khu vực, ASEAN Digital Transformation Index (ADTI) là một bộ chỉ số đáng chú ý khác, áp dụng cho doanh nghiệp các nước ASEAN. Bộ chỉ số này đánh giá theo 4 nhóm năng lực: chiến lược, vận hành, con người và công nghệ, giúp doanh nghiệp xác định khả năng thích ứng trong nền kinh tế số.

Ngoài ra, nhiều tổ chức quốc tế như Deloitte, PwC, McKinsey cũng phát triển các công cụ đánh giá chuyển đổi số theo mô hình 5 – 7 cấp độ trưởng thành, tập trung vào các yếu tố như văn hóa tổ chức, đổi mới sáng tạo và khai thác dữ liệu.

Như vậy, với cách tiếp cận chia tổ chức thành các trụ cột cần đánh giá, có thể bao gồm:

1. Chiến lược và lãnh đạo: Mức độ cam kết của Ban giám hiệu, định hướng chiến lược số, sự tham gia của lãnh đạo trong triển khai công nghệ và đổi mới mô hình tổ chức.

2. Công nghệ và hạ tầng: Hiện trạng hệ thống CNTT, phần mềm, nền tảng học tập, mức độ bảo mật, tính sẵn sàng mở rộng và tích hợp.

3. Dữ liệu và phân tích: Năng lực thu thập, xử lý, phân tích và khai thác dữ liệu trong các hoạt động đào tạo, quản lý và ra quyết định.

4. Nhân lực và năng lực số: Mức độ thành thạo công nghệ của giảng viên – cán bộ – sinh viên, mức độ sẵn sàng thay đổi, tư duy số và kỹ năng ứng dụng công cụ số.

5. Quy trình và vận hành: Tỷ lệ quy trình được số hóa, mức độ tự động hóa trong hoạt động hành chính, học vụ, dạy – học, kiểm định chất lượng.

6. Văn hóa tổ chức và đổi mới: Mức độ khuyến khích sáng tạo, chia sẻ kinh nghiệm công nghệ, khả năng thích ứng với thay đổi và tinh thần học tập suốt đời.

Mỗi yếu tố trong khung này thường được chia thành các mức độ (ví dụ từ 0 đến 5 hoặc từ thấp – trung bình – cao), kèm theo mô tả định tính rõ ràng. Dựa vào đó, tổ chức có thể chấm điểm, phân tích chênh lệch giữa các phòng ban, xác định khu vực cần ưu tiên cải thiện.

Ngoài ra, các công cụ đánh giá có thể kết hợp các phương pháp như:

Khảo sát tự đánh giá: Mỗi giảng viên hoặc phòng ban tự điền phiếu đánh giá theo tiêu chí thống nhất.

Phỏng vấn chuyên sâu: Thu thập ý kiến lãnh đạo, cán bộ công nghệ, trưởng bộ môn để có thêm góc nhìn chuyên môn.

Đối chiếu dữ liệu thực tế: So sánh với các chỉ số vận hành như tỷ lệ học phần có LMS, số lượng sinh viên truy cập nền tảng học tập, số quy trình được thực hiện trên phần mềm.

Đối với FTC, việc áp dụng một công cụ đánh giá trưởng thành số sẽ không chỉ giúp nhìn lại quá trình đã đi qua, mà còn là đòn bẩy để định hướng tương lai. Đề xuất của bài viết là nhà trường nên xây dựng Bộ chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số nội bộ gồm 20 – 30 tiêu chí, áp dụng định kỳ 6 tháng – 1 năm/lần, có đối sánh giữa các khoa/phòng và làm cơ sở cho cải tiến. Việc minh bạch hóa kết quả đánh giá không chỉ giúp nhà trường điều hành hiệu quả hơn, mà còn tạo động lực thi đua và lan tỏa tinh thần số đến từng giảng viên.

Tóm lại, công cụ đánh giá trưởng thành số chính là “chiếc gương phản chiếu” để tổ chức biết mình đang ở đâu, cần gì và có thể đi xa đến đâu trong hành trình chuyển đổi số đầy tiềm năng phía trước.

3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tăng cấp độ chuyển đổi số

Việc một tổ chức có thể nâng cấp từ mức độ chuyển đổi số thấp lên mức cao hơn không diễn ra một cách tự nhiên hay tự động. Đó là kết quả của sự tác động tổng hợp từ nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố mang tính nền tảng, quyết định đến tốc độ và hiệu quả của quá trình chuyển đổi.

Thứ nhất là yếu tố nguồn lực. Chuyển đổi số cần đầu tư về tài chính, hạ tầng công nghệ, phần mềm, bảo mật và duy trì hệ thống. Tổ chức có ngân sách hạn chế thường chỉ thực hiện được ở cấp độ thấp hoặc trung bình. Việc huy động nguồn lực bên ngoài (hợp tác, thuê ngoài, tài trợ) là chiến lược quan trọng giúp rút ngắn khoảng cách số.

Thứ hai là nhân lực – yếu tố then chốt. Không có đội ngũ nhân sự có năng lực số, hiểu biết công nghệ và sẵn sàng đổi mới, thì dù có hệ thống hiện đại cũng không thể vận hành hiệu quả. Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số cho cán bộ, nhân viên là điều kiện tiên quyết để nâng cấp cấp độ chuyển đổi số.

Thứ ba là hạ tầng và công nghệ. Mạng internet tốc độ cao, nền tảng đám mây, các phần mềm chuyên biệt (ERP, CRM, AI, …) là nền móng kỹ thuật không thể thiếu. Tuy nhiên, tổ chức cũng cần lựa chọn giải pháp phù hợp, tránh chạy theo công nghệ mới mà không có kế hoạch khai thác rõ ràng.

Thứ tư là yếu tố văn hóa tổ chức. Một tổ chức có văn hóa số – nghĩa là cởi mở, thích ứng, chấp nhận thử nghiệm, sẵn sàng thay đổi – sẽ dễ chuyển đổi và tiến xa hơn. Ngược lại, nếu tổ chức ngại thay đổi, quản lý theo kiểu “truyền thống”, thì chuyển đổi số sẽ bị cản trở nghiêm trọng.

4. Sáu bước trong quy trình chuyển đổi số: Từ tầm nhìn đến cải tiến liên tục

Để chuyển đổi số diễn ra một cách hiệu quả, bài bản và bền vững, mọi tổ chức – bao gồm cả các cơ sở giáo dục nghề nghiệp như Trường Cao đẳng Ngoại ngữ và Công nghệ Hà Nội (FTC) – cần có một quy trình rõ ràng. Chuyển đổi số không thể bắt đầu bằng cảm hứng nhất thời hay chạy theo xu hướng công nghệ, mà phải được khởi động từ chiến lược, được hiện thực hóa bằng hành động cụ thể và duy trì bằng cơ chế cải tiến liên tục. Sáu bước dưới đây chính là khung quy trình phổ quát và có tính linh hoạt cao, giúp tổ chức từng bước làm chủ hành trình số hóa.

4.1. Bước 1: Xác định tầm nhìn và mục tiêu chuyển đổi số

Bước đầu tiên và cũng là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số chính là xác định rõ ràng mục tiêu và xây dựng tầm nhìn chiến lược. Việc chuyển đổi số không thể bắt đầu bằng cảm hứng nhất thời hay chạy theo xu hướng công nghệ. Nó cần được khởi động từ những câu hỏi cốt lõi: Tổ chức muốn đạt được điều gì trong 3 – 5 năm tới? Vấn đề nào đang cần cải thiện? Chuyển đổi số phục vụ cho chiến lược tổng thể như thế nào?

Mục tiêu chuyển đổi số cần rõ ràng, cụ thể, đo lường được và gắn với chiến lược dài hạn của tổ chức. Ví dụ: tăng năng suất lao động 30%, giảm thời gian xử lý đơn hàng 50%, cải thiện trải nghiệm khách hàng hoặc triển khai dịch vụ trực tuyến toàn diện. Mục tiêu càng sát với thực tiễn, càng dễ lôi kéo sự tham gia của toàn bộ đội ngũ.

Bên cạnh đó, tổ chức cần xây dựng một tầm nhìn chuyển đổi số truyền cảm hứng, định hướng tương lai cho toàn hệ thống. Tầm nhìn không chỉ là bản kế hoạch kỹ thuật – mà phải thể hiện khát vọng đổi mới, tinh thần sẵn sàng thay đổi và cam kết đi tới cùng. Một tầm nhìn tốt cần đảm bảo ba yếu tố: dễ hiểu – có tính thuyết phục – và khả thi trong điều kiện cụ thể.

4.2. Bước 2: Đánh giá hiện trạng

Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, bước tiếp theo là hiểu mình đang ở đâu. Tổ chức cần thực hiện đánh giá toàn diện trên các trụ cột chính: hạ tầng công nghệ, dữ liệu, quy trình, năng lực nhân sự và văn hóa tổ chức. Ví dụ: hệ thống mạng có đáp ứng được học trực tuyến không? Dữ liệu sinh viên có được lưu trữ và phân loại hiệu quả không? Giảng viên đã sẵn sàng ứng dụng công nghệ trong giảng dạy chưa? Các công cụ như khảo sát nội bộ, phỏng vấn chuyên gia, phân tích SWOT sẽ giúp làm rõ bức tranh hiện tại – một tiền đề quan trọng để xây dựng lộ trình thực thi phù hợp. Cụ thể, nên thực hiện phân tích SWOT trong bối cảnh chuyển đổi số:

• S – Strengths (Điểm mạnh): Có thể là đội ngũ trẻ, công nghệ sẵn có, dữ liệu lớn, văn hóa linh hoạt.
• W – Weaknesses (Điểm yếu): Quy trình thủ công, thiếu nhân sự công nghệ, chưa có chiến lược rõ ràng.
• O – Opportunities (Cơ hội): Chính sách hỗ trợ chuyển đổi số, thị trường số phát triển nhanh, cơ hội hợp tác.
• T – Threats (Thách thức): Cạnh tranh số hóa gay gắt, rủi ro mất dữ liệu, sự kháng cự nội bộ với thay đổi.

4.3. Bước 3: Lập kế hoạch và chiến lược chuyển đổi số

Sau khi đã đánh giá hiện trạng một cách toàn diện, tổ chức cần chuyển sang bước lập kế hoạch và chiến lược chuyển đổi số. Đây là bước then chốt để biến tầm nhìn và mục tiêu thành hành động cụ thể, đảm bảo quá trình chuyển đổi được triển khai bài bản, có lộ trình rõ ràng, phù hợp với nguồn lực và thực tiễn tổ chức.

Trước hết, tổ chức cần xác định các ưu tiên chiến lược, trả lời các câu hỏi: Bắt đầu từ đâu? Bộ phận nào cần triển khai trước? Hệ thống nào ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động? Việc xác định mục tiêu theo ba giai đoạn: ngắn hạn – trung hạn – dài hạn là cách tiếp cận hiệu quả, giúp tổ chức từng bước tiến lên mà không bị quá tải hay lãng phí nguồn lực.

• Ngắn hạn (0 – 6 tháng): Số hóa thông tin, chuẩn hóa quy trình, áp dụng phần mềm đơn giản.
• Trung hạn (6 – 18 tháng): Triển khai hệ thống quản trị tích hợp (ERP, CRM), nâng cấp hạ tầng số, đào tạo nhân sự.
• Dài hạn (trên 18 tháng): Phát triển nền tảng số riêng, khai thác dữ liệu lớn, ứng dụng AI, xây dựng hệ sinh thái số.

Tiếp theo, tổ chức cần lựa chọn công nghệ phù hợp với đặc điểm ngành nghề, quy mô và khả năng triển khai. Không nên chạy theo công nghệ mới nếu thiếu khả năng vận hành, mà nên ưu tiên giải pháp linh hoạt, dễ tích hợp và có thể mở rộng trong tương lai.

Cuối cùng, việc đánh giá rủi ro là yếu tố không thể thiếu: rủi ro kỹ thuật (bảo mật, gián đoạn hệ thống), rủi ro nhân sự (kháng cự thay đổi, thiếu kỹ năng), và rủi ro chiến lược (chọn sai hướng đi). Cần xây dựng các phương án dự phòng và cơ chế giám sát phù hợp.

4.4. Bước 4: Triển khai và vận hành

Sau khi đã xây dựng kế hoạch và lựa chọn chiến lược phù hợp, tổ chức bước vào giai đoạn triển khai và vận hành chuyển đổi số – nơi các ý tưởng được đưa vào thực tế, kiểm chứng hiệu quả và điều chỉnh linh hoạt. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa công nghệ, con người và quy trình, với mục tiêu đưa tổ chức “sống số” một cách thực chất.

Đầu tiên, quá trình triển khai nên được phân chia thành hai giai đoạn chính: thử nghiệm và nhân rộng. Giai đoạn thử nghiệm (pilot) là nơi áp dụng chuyển đổi số ở một phòng ban, một dự án hoặc một nhóm người dùng cụ thể. Mục tiêu là để kiểm tra tính khả thi, đánh giá hiệu quả và phát hiện sớm các vấn đề kỹ thuật hoặc tổ chức. Sau khi thử nghiệm thành công, tổ chức sẽ tiến hành mở rộng triển khai ra toàn hệ thống, với sự điều chỉnh cần thiết để phù hợp với quy mô lớn hơn.

Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong giai đoạn này là đào tạo và thay đổi nhận thức nhân sự. Con người là trung tâm của chuyển đổi số. Nếu không thay đổi tư duy, thói quen làm việc và trang bị kỹ năng số cho đội ngũ, mọi công nghệ hiện đại đều có nguy cơ bị "bỏ xó". Việc tổ chức các chương trình đào tạo thực hành, chia sẻ nội bộ, phản biện sáng tạo sẽ giúp xây dựng văn hóa số và tạo sự đồng thuận cao.

Bên cạnh đó, tổ chức cần xây dựng mô hình vận hành linh hoạt, cho phép thử – sai – điều chỉnh nhanh. Không nên áp dụng máy móc, cứng nhắc theo kế hoạch ban đầu mà cần cập nhật liên tục theo phản hồi thực tế và biến động thị trường. Đây là điểm khác biệt giữa chuyển đổi số thành công và thất bại.

4.5. Bước 5: Đo lường và đánh giá hiệu quả

Chuyển đổi số chỉ thực sự hiệu quả khi kết quả được đo lường chính xác, minh bạch và có thể cải tiến liên tục. Vì vậy, bước 5 – Đánh giá và đo lường – đóng vai trò trung tâm trong việc xác định mức độ thành công của toàn bộ quá trình chuyển đổi, từ đó giúp tổ chức tối ưu hóa hoạt động và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.

Trước hết, tổ chức cần xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI) rõ  

ràng cho từng mục tiêu chuyển đổi. KPI phải bám sát với chiến lược tổng thể và phản

ánh chiến lược tổng thể và phản ánh đúng giá trị mà chuyển đổi số mang lại. Ví dụ:

• Tỷ lệ quy trình được tự động hóa (trên tổng số quy trình);
• Tỷ lệ phản hồi khách hàng qua kênh số;
• Thời gian xử lý đơn hàng;
• Số lượng người dùng nền tảng số nội bộ.

KPI càng cụ thể, càng giúp tổ chức theo dõi tiến độ, phát hiện vấn đề và chứng minh giá trị đầu tư vào chuyển đổi số.

Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ đo lường hiện đại là điều không thể thiếu. Một số công cụ tiêu biểu gồm:

• Dashboard (bảng điều khiển số): Giúp hiển thị các chỉ số quan trọng theo thời gian thực, trực quan, dễ theo dõi bởi lãnh đạo và nhân viên.
• Hệ thống BI (Business Intelligence): Phân tích dữ liệu lớn, tạo báo cáo tự động, phát hiện xu hướng, dự đoán rủi ro và cơ hội tiềm năng. Đây là công cụ mạnh giúp tổ chức ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

4.6. Bước 6: Cải tiến liên tục

Chuyển đổi số không phải là một dự án có điểm kết thúc cố định, mà là một hành trình cải tiến không ngừng. Vì vậy, bước cuối cùng trong quy trình chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành, mà còn bao gồm việc báo cáo kết quả, rút kinh nghiệm và duy trì cơ chế cải tiến liên tục, nhằm đảm bảo tổ chức luôn thích nghi với thay đổi và không ngừng nâng cao hiệu quả vận hành.

Trước hết, cần tổng kết toàn bộ quá trình triển khai, so sánh kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu: Những chỉ số nào đã đạt? Khâu nào hiệu quả? Vấn đề nào phát sinh? Ai là nhân tố tích cực? Việc tổng hợp và đánh giá khách quan sẽ giúp rút ra bài học thực tế, không chỉ cho hiện tại mà còn cho các dự án chuyển đổi tiếp theo.

Từ những dữ liệu đã thu thập và phân tích, tổ chức có thể điều chỉnh lại chiến lược, kế hoạch và công nghệ đang sử dụng. Chuyển đổi số không phải là “cài đặt xong là xong”, mà là quá trình cần được điều chỉnh liên tục để phù hợp với thị trường, khách hàng và năng lực nội tại. Những điều chỉnh này có thể nhỏ – như cải tiến giao diện phần mềm, hoặc lớn – như thay đổi mô hình kinh doanh.

Quan trọng hơn, cải tiến phải trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Khi tổ chức khuyến khích học hỏi từ sai lầm, lắng nghe phản hồi và chủ động đổi mới, thì chuyển đổi số mới thực sự thấm vào “DNA” của doanh nghiệp. Việc duy trì cơ chế cải tiến liên tục – như đánh giá định kỳ, khảo sát nhân sự, cập nhật công nghệ – chính là cách để giữ cho tổ chức luôn “sống động số”.

5. Kết luận và khuyến nghị cho giảng viên FTC

Chuyển đổi số không phải là đích đến, mà là hành trình liên tục đổi mới. Đối với giảng viên FTC, hiểu rõ các giai đoạn, cấp độ và quy trình CĐS là bước khởi đầu quan trọng để không bị tụt lại phía sau. Mỗi giảng viên cần tự đánh giá vị trí cá nhân, chủ động tiếp cận công nghệ, đổi mới phương pháp dạy học và tích cực tham gia vào chiến lược số hóa chung của nhà trường.

Đề xuất:

• FTC cần xây dựng Bộ chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số trong từng khoa, bộ môn.
• Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng số cho giảng viên theo từng cấp độ.
• Thúc đẩy chia sẻ kinh nghiệm dạy học số, mô hình lớp học tích hợp, học liệu mở.
• Chỉ khi giảng viên hiểu – làm – lan tỏa, thì chuyển đổi số tại FTC mới thực sự bền vững và tạo ra giá trị lâu dài.

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Thông tin và Truyền thông, Cẩm nang chuyển đổi số của Bộ Thông tin và Truyền thông, https://dx.mic.gov.vn.

2. Bộ Công thương, Viện nghiên cứu chiến lược, chính sách công thương (2020), Chuyển đổi số với doanh nghiêp Việt Nam trong bối cảnh cuôc cách mạng công nghiêp 4.0.

3. Lê Duy Bình, Trần Thị Phương (2020), Kinh tế số và chuyển đổi số tại Việt Nam, Economica Vietnam.

4. Hiệp hội các trường Đại học Cao đẳng Việt Nam (2020), Khái niệm chuyển đổi số và chuyển đổi số trong giáo dục Đại học, Tài liệu tham khảo (lưu hành nội bộ).

TS. Nguyễn Văn Tuấn - Trưởng Khoa Giáo dục đại cương